Política sobre conflicto de interés

INTRODUCCIÓN

Dentro de los objetivos empresariales se contempla la conducta ética y transparente de sus colaboradores, operarios y directivos, por lo que se deben establecer los lineamientos generales para el conocimiento, la administración y la resolución de los conflictos de intereses de los administradores y los colaboradores de VERA GAS S.A.S ESP, en adelante VERA GAS.

  1. MARCO LEGAL
    • Manual de conducta de VERA GAS S.A.S ESP.
  1. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general: Establecer los lineamientos generales para el conocimiento, la administración, la prevención y la resolución de los conflictos de intereses de los administradores y los colaboradores de VERA GAS S.A.S ESP.

2.2 Objetivo específico:

        • Definir el alcance de conflicto de interés en VERA GAS S.A.S ESP
        • Establecer el procedimiento para declarar el conflicto de interés.
        • Fortalecer las relaciones de confianza entre la empresa y los trabajadores.
  1. GRUPOS APLICABLES

Los grupos a los que se aplica la presente política son: accionista, gerencia, trabajadores, administradores, operarios y sus familiares.

  1. DEFINICIONES

Se tendrán en cuentas las siguientes definiciones para la aplicación e interpretación de la presente política:

Administradores: Ejercen la calidad de administradores: El Representante legal, las personas que sean denominadas como administradores en los estatutos sociales y sus suplentes.

Conflicto de interés: Se entiende que se presenta un conflicto de interés cuando los administradores o trabajadores, operarios, contratados de manera directa o indirectamente, se encuentran en una situación en la cual tienen la posibilidad de elegir entre el interés de la empresa y su interés personal o el de una tercera persona, que pueden llegar a representar un beneficio económico, político o comercial, que afecta la transparencia y responsabilidad en la toma de decisiones.

 Empresa: VERA GAS S.A.S ESP.

 Familiares: Son familiares del administrador o del trabajador, las personas que se encuentran en los grados primero, segundo, tercero y cuarto de consanguinidad, primero, segundo, tercero y cuarto de afinidad, y primero civil. Así mismo, el cónyuge y/o compañero permanente o las personas con análoga relación de afectividad con el administrador o trabajador.

Trabajadores: Las personas que prestan sus servicios laborales de forma personal a la empresa; sin considerar la clase de contrato, ni el término de su duración.

  1. REGLAS GENERALES

La política de conflicto de interés tendrá en cuenta lo previsto en la Ley 142 de 1994 que rige la actividad económica que desarrolla VERA GAS S.A.S ESP y las normas propias de las sociedades por acciones simplificada.

a) Los administradores, trabajadores y contratistas de VERA GAS S.A.S ESP deben obrar de buena fé, con transparencia, lealtad, debida diligencia y confidencialidad a favor de los intereses de la empresa.

b) Los administradores, trabajadores y contratistas de VERA GAS S.A.S ESP se abstendrán de participar en actividades de competencia contra la empresa, por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros.

c) Clasificación de conflicto de interés:

a. Real: situación de conflicto que afecta la objetividad en la toma de la decisión definitiva y efectiva a favor de la empresa. Esta situación puede ser permanente o presentarse eventualmente.

b. Potencial: situación de conflicto hipotético que se presentaría en el ejercicio de las labores contratadas

d) Clasificación de intereses:

a. Interés personal o familiar: cuando un familiar de primer y segundo grado de consanguinidad, afinidad y único civil o miembro cercano del grupo aplicable participe o tenga interés personal en algún acto o negocio que adelante la empresa.

b. Interés con la competencia: cuando un familiar o miembro cercano tenga actos o negocios jurídicos con una empresa que ejerza la misma actividad que VERA GAS S.A.S ESP.

c. Interés profesional: cuando alguna persona del grupo aplicable preste servicios a otra empresa que sea competidora.

d. Interés de terceros: cuando el grupo aplicable, un familiar o miembro cercano acepta regalos en efectivo o certificados de regalos, patrocinios u otros pagos, préstamos, materiales, servicios, reparaciones o mejoras sin costo alguno o a precios muy bajos, atenciones excesivas o extravagantes.

  1. DESARROLLO

En caso de que alguna persona del grupo aplicable esté incursa en un conflicto de interés real o considere un conflicto de interés potencial deberá:

    1. La persona que considere estar incurso en un conflicto de interés puede preguntarse:
        • ¿Tiene coherencia lo que pienso, digo y hago?
        • ¿Me siento seguro con la decisión que voy a tomar o me genera intranquilidad?
        • ¿Esta situación está en contra de la Ley o lo intereses de la empresa?
        • ¿Siento que hay algo indebido en esta situación?
        • ¿Le he comentado a alguien sobre lo que siento?
        • ¿Siento que mi proceder está acorde con el Manual de ética?
        • ¿Cuáles serían las consecuencias de mi comportamiento?
    1. Informar de inmediato a la Gerencia General de VERA GAS S.A.S ESP.
    2. Suspender la actividad en donde pueda tomar una decisión relacionada con el conflicto de interés.
    3. Entregar toda la documentación relacionada con la actividad sujeta al conflicto de interés.
    4. La Gerencia de pronunciará evaluando la existencia o no del conflicto de interés. En caso de que se considere la existencia del conflicto se asignará un nuevo responsable de la actividad y el implicado se abstendrá de participar en la gestión.
    5. Se dejará constancia de la decisión y se aportará a su expediente laboral o contractual.

 7. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

 La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación. VERA GAS S.A.S ESP se reserva el derecho a modificar su política en cualquier momento, con la finalidad de adaptarla a las novedades legislativas, lo cual será informado al grupo aplicable, con una antelación suficiente al momento en el que de las mismas se deriven efectos.

 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

    • Formato de Declaración de conflicto de intereses reales o potenciales.

Formato de Declaración de conflicto de intereses reales o potenciales

VERA GAS S.A.S ESP considera importante que para una sana convivencia y desarrollo de las actividades empresariales nos de a conocer alguna situación que pueda generar un conflicto de intereses reales o potenciales.

Presto asesorías profesionales y/o técnicas en otras empresas competidoras

 

Tengo familiares (hijos(as), padre, madre, nietos(as), abuelos(as), hermanos(as), primos(as), tíos(as), sobrinos(as), esposo(a), compañero(a), novio(a), suegros(as), cuñados(as), yerno y/o nuera que trabajan en la empresa y empresas de la competencia

 

Tengo una relación de deudor y/o acreedor con un proveedor, contratista y/o empleado.

 

En caso de haber señalado alguno de los conflictos listados anteriormente, explique con información completa el mismo (situación, nombre de personas involucradas, parentesco, nombre de empresas relacionadas, RUT, sociedad, actividad, o cualquier otro tipo de información que considere relevante):

Nombre: _____________________________________________________

Cargo: ______________________________________________________

Firma: ______________________________________________________

Ciudad y Fecha:______________________________________________